I. Dénomination – Objet – Siège social – Durée

Article 1 : Dénomination

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour titre :

« La Compagnie du Dragon Vert »

Article 2 : Objet

L’association a pour objet de :

  • Créer, organiser et/ou participer à des évènements culturels fantastiques ou historiques :
    • reconstitution de l’œuvre de J.R.R. Tolkien sur le principe de la reconstitution historique ;
    • reconstitution d’évènements historiques du Moyen-Âge, et plus particulièrement de la période allant du Xème au XIVème siècle ;
    • animations médiévales et fantastiques pour des collectivités et particuliers ;
  • Réaliser des ateliers permettant de découvrir et de recréer les modes de vie des peuples et des époques concernées, et ainsi conseiller chaque membre pour s’équiper et se familiariser avec les us et coutumes des peuples reconstitués, dans un souci de réalisme ;
  • Pratiquer toutes activités en rapport avec les traditions et la culture médiévale, sans limite de territoire en France et à l’étranger ;
  • Mettre en œuvre les acquis pour favoriser les échanges et les liens associatifs.

Article 3 : Siège social

Le siège social est fixé à l’adresse suivante :

Maison des Associations
1 Place du 1er mai
81100 Castres.

Il pourra être transféré sur simple décision du conseil d’administration.

Article 4 : Durée

La durée de l’association est indéterminée.

En cas de cessation d’activité l’association procèdera aux formalités prévues par l’article 18.

II. Composition – Admission – Radiation

Article 5 : Composition

L’association se compose de :

  • membres adhérents ;
  • membres honoraires ;
  • membres bienfaiteurs.

Est membre adhérent tout individu partageant les valeurs de l’association et soutenant financièrement les actions de celle-ci par le versement d’une cotisation annuelle. Les adhérents de plus de 16 ans sont tenus d’assister aux assemblées générales ordinaires et peuvent également, sous demande écrite et adressée au siège social ou sous demande virtuelle envoyée à l’adresse électronique de l’association, réunir une assemblée générale extraordinaire afin d’en exposer le motif.

Peut être membre honoraire :

  • tout membre adhérent ayant contribué à la création de l’association, ou y ayant adhéré dès son origine ;
  • tout membre adhérent ayant permis à l’association de se développer, ou accomplissant bénévolement des tâches indispensables au bon fonctionnement de celle-ci.

Le Règlement Intérieur précisera la liste nominative de ces membres, qui sera établie par le bureau constitutif de l’association, avant la première élection du Conseil d’Administration. Par la suite, c’est au Conseil d’Administration qu’il reviendra de statuer sur l’attribution de la qualité de membre honoraire.

Est membre bienfaiteur tout individu ayant apporté un soutien financier sans contrepartie à l’association, ou dont les activités ont facilité, facilitent ou faciliteront les différentes actions de l’association. Il n’est pas tenu de verser la cotisation annuelle ni d’assister aux assemblées générales.

Article 6 : Admission

Pour faire partie de l’association, il faut en faire la demande en remplissant et renvoyant à l’adresse du siège social la fiche d’inscription figurant sur le site Internet officiel de l’association (www.dragon-vert.net), accompagnée du chèque correspondant au montant de la cotisation et des frais d’équipement, et être agréé par le bureau qui statue sur les demandes d’admission présentées.

Les cotisations des membres devront être à jour et ceux-ci s’engagent à respecter les présents statuts, ainsi que le Règlement Intérieur.

Pour les mineurs, l’adhésion ne pourra être validée qu’accompagnée d’une autorisation parentale, figurant également sur la fiche d’inscription mentionnée plus haut.

Article 7 : Radiation

La qualité de membre de l’association se perd par :

  • la démission, adressée par courrier postal au siège social ou mail à l’adresse de contact du bureau, l’intéressé étant invité à expliquer sa décision au Conseil d’Administration ;
  • le non-paiement inexpliqué de la cotisation annuelle ;
  • la radiation, adressée par lettre au membre et prononcée par le Conseil d’Administration pour motif grave, non sans qu’au préalable celui-ci ait invité par mail, ou courrier postal lorsque l’adhérent a demandé les convocations à l’Assemblée Générale par ce biais, l’intéressé à se présenter devant lui pour fournir des explications ;
  • la cessation d’activité de l’association ;
  • le décès.

III. Administration – Organisation

Article 8 : Le Conseil d’Administration

L’association est dirigée par un conseil composé d’au moins 9 membres élus par l’Assemblée Générale, à la majorité des membres de plus de 16 ans présents ou à défaut représentés. Les membres sortants peuvent être réélus.

Les membres du Conseil d’Administration sont élus pour une durée de deux ans. Toutefois, et afin d’assurer le bon fonctionnement du Conseil d’Administration durant ces deux années, il sera procédé, lors de l’assemblée générale ordinaire située à mi-mandat, au remplacement des membres du Conseil d’Administration qui, pour quelque raison que ce soit, estimeraient ne pas pouvoir accomplir leurs tâches ou participer activement jusqu’à la fin de leur mandat, ou qui auraient manifestement négligé leurs obligations durant l’année écoulée. A cet effet, chaque membre du Conseil d’Administration sera invité par le bureau à faire état de ses intentions avant l’assemblée générale.

Si le Conseil d’Administration venait à perdre, par l’effet de démissions successives, plus d’un tiers de ses membres, il serait alors procédé à une élection complémentaire en Assemblée Générale Extraordinaire.

Parmi les membres du Conseil d’Administration figurent au moins 3 représentants des membres honoraires. L’Assemblée Générale élit ces derniers au sein de la liste établie par le bureau constitutif de l’association, comme mentionné à l’article 5 des présents statuts.

Le Règlement Intérieur fixe le nombre exact des membres du Conseil d’Administration, ainsi que les modalités de l’élection.

Le Conseil d’Administration élit parmi ses membres un Bureau, dont la composition est fixée à l’article 9 des présents statuts.

Le Conseil d’Administration entend, délibère et se prononce sur le rapport moral et financier de l’association ; il définit les objectifs de l’association et évalue les moyens à mettre en œuvre pour les atteindre ; les décisions sont votées sur consensus à la majorité des membres présents ou à défaut représentés, et approuvées par le Bureau de l’association ; ces décisions sont validées par la présence d’au moins trois membres constituant le bureau. Les membres honoraires disposent cependant d’un droit de veto collectif concernant des décisions qui toucheraient à l’objet ou aux orientations générales de l’association. Ce veto est, le cas échéant, porté à la connaissance du Conseil d’Administration par la voix de leurs représentants. Le Règlement Intérieur fixe de manière précise le cadre dans lequel peut s’exercer ce droit de veto.

Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour réaliser et autoriser toute action qui entre dans l’objet de l’association et qui n’est pas réservée à l’Assemblée Générale, comme le recrutement de personnel, la gestion des biens et des intérêts ou la mise en œuvre de projets.
Il précise toutes notions de forme selon l’évolution des évènements en établissant un Règlement Intérieur suivant les formalités prévues par l’article 16.

Le Conseil d’Administration se réunit au moins une fois tous les six mois et aussi souvent que l’exige la conjoncture, soit sur demande de l’un de ses membres, adressée par courrier au siège social ou envoyée par mail bureau de l’association à son adresse de contact, ou formulée dans la section réservée au Conseil d’Administration sur le forum Internet de l’association, soit par entente déclarée des membres qui le composent. Les réunions du Conseil d’Administration pourront se tenir sur Internet, via le forum de l’association ou un système de messagerie instantanée, selon les modalités prévues dans le Règlement Intérieur.

Il est établi, après chaque séance, un relevé de décisions, qui sera publié sur le forum Internet de l’association et dont un exemplaire pourra être adressé à chaque membre du conseil sur simple demande.

Les membres du Conseil d’Administration peuvent s’autoriser, selon les besoins et à titre consultatif, à inviter aux réunions toute personne étrangère à l’association dont la présence leur paraîtrait nécessaire.

Tout membre du conseil qui, sans justification, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

Article 9 : Le Bureau

Le Bureau se compose d’au moins :

  • un président ;
  • un secrétaire ;
  • un trésorier.

Le Conseil d’Administration a toute latitude pour désigner des adjoints en surplus des trois membres dont se compose au minimum le Bureau. L’élection du Bureau a lieu à la suite de celle, par l’Assemblée Générale, du Conseil d’Administration.

Il est élu pour la même durée que le Conseil d’Administration ; en cas d’élection complémentaire ou de renouvellement d’une partie des membres lors de l’assemblée générale ordinaire située à mi-mandat (comme décrit à l’article 8), il ne serait procédé à une nouvelle élection du Bureau que si plus de la moitié des membres du Conseil d’Administration venaient à être remplacés.

Il approuve les orientations du conseil et les applique autant que faire se peut.

La fonction des membres du bureau n’est pas figée selon leur secteur d’appartenance ; le Règlement Intérieur de l’association précise tous ces détails de fonctionnement interne suivant les formalités de l’article 16 de ces mêmes statuts.

Article 10 : Assemblée générale ordinaire

Sont invités à participer à l’Assemblée Générale Ordinaire les membres adhérents, les membres bienfaiteurs et toute autre personne qui serait concernée par les objectifs de la réunion.

La réunion est présidée par les membres du Bureau qui, assistés par les représentants du Conseil d’Administration présents, exposent la situation morale et financière de l’association.

L’Assemblée Générale entend, délibère et se prononce sur le rapport moral et financier de l’année écoulée ; elle discute et approuve le règlement intérieur, les projets et les bilans prévisionnels pour l’année à venir. L’Assemblée peut aussi reconduire, selon la satisfaction, les dispositions déjà établies.
Les décisions et approbations sur les différents axes sont prises à la majorité absolue des membres de plus de 16 ans présents ou à défaut représentés ; en cas de partage, la voix du Président est prépondérante ; ces décisions sont validées par la présence d’au moins trois membres du Conseil d’Administration.

Après épuisement de l’ordre du jour, l’Assemblée Générale procède à l’élection des membres du Conseil d’Administration, au scrutin secret et à la majorité des membres de plus de 16 ans présents ou à défaut représentés ; le Conseil d’Administration délibère ensuite selon les mêmes modalités pour désigner en son sein les membres qui constitueront le Bureau.

Ne devront être traitées, lors de l’Assemblée Générale, que les questions soumises à l’ordre du jour, qui pourra être modifié avant la tenue de la réunion selon les modalités fixées par le Règlement Intérieur.

Article 11 : Réunion de l’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois par an vers le mois de juillet, à la demande du Conseil d’Administration.

Une fois la date fixée, celle-ci est annoncée au moins un mois auparavant sur le forum Internet de l’association. Puis les membres de l’association sont convoqués par le Conseil d’Administration au moins quinze jours avant la réunion. L’ordre du jour est indiqué sur les convocations. Celles-ci sont adressées par mail aux adresses fournies lors de l’inscription sur le forum. Tout membre doit donc être inscrit au forum ; toutefois, lorsqu’un membre ne possède pas d’accès Internet régulier ou qu’il se trouve sans accès pendant une durée déterminée, il peut lors de son inscription ou par la suite à tout moment demander à recevoir sa convocation par courrier écrit.

Pour pouvoir être légalement constituée, l’Assemblée Générale doit réunir au moins un quart des adhérents de plus de 16 ans de l’association. Le nombre d’adhérents à prendre en compte pour le calcul de ce quorum est celui correspondant au nombre de personnes de plus de 16 ans à jour de cotisation à l’ouverture de l’Assemblée Générale. Dans le cas où le quorum ne serait pas respecté, une Assemblée Générale virtuelle serait convoquée dans un délai de deux mois, conformément à l’article 13 des présents statuts.

Il est tenu un procès-verbal de chaque séance, établi sur les feuilles datées et conservées au siège social. Un exemplaire est adressé à chaque membre de l’assemblée qui en fait la demande.

Article 12 : Assemblée Générale Extraordinaire

Si le Conseil d’Administration l’estime nécessaire ou si la moitié plus un des membres inscrits le demande, une Assemblée Générale Extraordinaire peut être mise en place suivant les formalités prévues par les articles 11 et 13 des présents statuts.

Article 13 : Assemblées Générales virtuelles

Dans le cas où une Assemblée Générale Extraordinaire deviendrait nécessaire au moins deux mois avant la tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire, ou dans le cas où le quorum défini à l’article 11 ne serait pas respecté, une Assemblée Générale virtuelle peut alors être mise en place.

Elle aura lieu soit sur le forum Internet de l’association, soit sur un chat (IRC ou autre) ou une messagerie instantanée (msn…). Les modalités seront précisées dans les convocations qui devront être adressées normalement, même si le délai sera réduit à deux semaines, et à une semaine si le Conseil d’Administration vote à la majorité une mesure exceptionnelle.

Les dispositions de l’article 11 restent applicables quant au déroulement de la réunion elle-même.

IV. Dispositions financières

Article 14 : Ressources

Les ressources de l’association se composent :

  • du montant des cotisations annuelles de ses membres (adhérents et membres bienfaiteurs) ;
  • des subventions qui lui seront attribuées par l’État, les collectivités territoriales et tous autres autorités ou établissements publics ;
  • du produit de ses activités ;
  • des recettes de manifestations évènementielles organisées et régies par l’association ;
  • de toutes autres ressources ou subventions qui ne seraient pas contraire aux lois en vigueur.

Article 15 : Comptabilité

Il est tenu une comptabilité suivant les normes du plan comptable des établissements exerçant des activités artistiques et culturelles.

Le mobilier et le matériel mis à la disposition de l’association par l’État ou d’autres collectivités publiques font l’objet d’inventaires spéciaux, ils sont gérés sous le contrôle de la collectivité propriétaire qui en vérifie la bonne utilisation ainsi que l’entretien et qui en propose, le cas échéant, la mutation, la réforme et/ou le remplacement.

Le budget de l’association est établi pour la période du 1er juillet au 30 juin de l’année suivante.

V. Dispositions diverses

Article 16 : Règlement intérieur

Un Règlement Intérieur est mis en place par le Conseil d’Administration et approuvé par l’Assemblée Générale afin de notifier les points non prévus dans les présents statuts.

Le Règlement Intérieur précise l’organisation et le fonctionnement de l’association dans sa forme ; il s’adapte à la conjoncture, vérifiant les modalités d’application de ces mêmes statuts et ajoutant des notions nouvelles, sous réserve de son approbation par l’Assemblée Générale. Il précisera le montant des cotisations.

Article 17 : Modification des statuts

Les présents statuts ne pourront être modifiés qu’à la demande du Conseil d’Administration ou de la moitié des membres de plus de 16 ans dont se compose l’Assemblée Générale ; une Assemblée Générale Extraordinaire sera convoquée à cet effet, si les modifications présentent un caractère d’urgence et que l’échéance de l’Assemblée Générale Ordinaire est jugée trop lointaine par le Conseil d’Administration.

Dans tous les cas, les statuts ne peuvent être modifiés que par une Assemblée Générale rassemblant au moins la moitié des membres de plus de 16 ans présents et représentés. Si cette proportion n’était pas atteinte, l’assemblée serait convoquée de nouveau dans un délai d’un mois et pourrait alors valablement délibérer quel que soit le nombre de membres présents. Pour être adoptée, la modification doit recueillir les suffrages d’au moins trois-quarts des membres de plus de 16 ans présents.

Les évolutions des présents statuts seront stipulées dans le Règlement Intérieur et les éventuelles modifications feront l’objet d’un courrier adressé à la Préfecture dont dépend l’association.

Article 18 : Dissolution

La dissolution volontaire de l’association ne pourra être décidée que lors d’une Assemblée Générale Extraordinaire convoquée spécialement à cet effet, et rassemblant au minimum les trois quarts des membres de plus de 16 ans actifs inscrits au jour de la réunion ; dans le cas où ce quorum ne serait pas atteint, les dispositions de l’article 17 seraient applicables.

En cas de dissolution, il serait procédé à la liquidation du patrimoine de l’association par un ou plusieurs liquidateurs désignés par l’Assemblée Générale Extraordinaire.

Le capital associatif serait réparti entre les diverses associations locales ou attribué en totalité à une association d’intérêts et d’objectifs communs ; le matériel privé et déclaré en tant que tel lors de son prêt revient à son propriétaire légal.

La dissolution de l’association ne peut en aucun cas porter préjudice à des tiers. Tout engagement pris par l’association, tout contrat pouvant la lier à des personnes physiques ou morales, devra être résilié, dans les formes légales ou réglementaires, préalablement à sa dissolution.

Article 19 : Autres dispositions

Les membres de l’association ne prêtant leur concours qu’à titre bénévole ne contractent, du fait de leur gestion, aucune responsabilité administrative ou financière, ni individuelle, ni collective ; les tiers ne pourront donc avoir aucune action personnelle contre les membres de l’association en raison des engagements pris par celle-ci et leur action devra être exercée directement contre l’association.

Les membres qui investissent de l’argent pour régler des frais qui incomberaient à l’association feront l’objet d’un remboursement, qui sera décidé par le Conseil d’Administration sur production de justificatifs.

Les frais de costume et d’armement sont à la charge du membre ; les frais de déplacements et d’hébergement occasionnés par l’activité de l’association le sont également, sauf possibilité occasionnelle de défraiement, lequel sera décidé par le Bureau.

La participation effective d’un membre dont la compétence professionnelle correspond à une activité demandée et programmée par l’association, pourra être rémunérée selon les modalités liées à l’embauche ; le patrimoine de l’association répond seul des engagements contractés au nom de celle-ci.

Fait à Saïx,
Le 9 juillet 2011

Le Président
Le Secrétaire
Le Trésorier