I. Règlement Intérieur

a. But

Ce Règlement Intérieur a pour objet de compléter les statuts de l’Association « La Compagnie du Dragon Vert »

b. Acceptation

L’adhésion à l’association « La Compagnie du Dragon Vert » entraîne de fait l’acceptation du présent Règlement Intérieur, dont tout membre a eu connaissance lors de son adhésion.

Les adhérents s’engagent à respecter et à faire respecter le présent Règlement Intérieur, pour toute activité organisée par l’association.

Le présent Règlement Intérieur s’impose également à toute personne non adhérente qui se joindrait à une manifestation organisée par l’association. Les personnes concernées seront invitées à aller le consulter sur le site Internet de l’association et à confirmer qu’elles en ont pris connaissance.

L’association et ses représentants ne peuvent être tenus pour responsables en cas de non-respect de ce règlement, ni être tenus pour responsables des agissements des adhérents en dehors des activités de l’association.

c. Mode de modification

Le présent Règlement Intérieur pourra être modifié par le Conseil d’Administration et sera soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale. Pour être adoptée, la modification doit recueillir les suffrages d’au moins trois-quarts des membres de plus de 16 ans présents ou représentés.

II. Membres

a. Admission

Tout membre de la Compagnie du Dragon Vert se doit d’avoir une assurance de responsabilité civile, ou, pour les mineurs, celle du tuteur légal.

L’adhérent, pratiquant les activités d’escrime médiévale, tir à l’arc et équitation dans le cadre de l’association, certifie ne pas avoir de contrainte médicale qui s’y opposerait, et s’engage à signaler tout changement de sa situation de santé qui pourrait influencer sa capacité à pratiquer ces activités.

Comme précisé dans les statuts, chaque membre devra remplir la fiche d’inscription, ces informations restant privées et à usage exclusif du Conseil d’Administration.

Les membres mineurs devront fournir une autorisation parentale signée.

b. Cotisation et frais

Le montant de la cotisation annuelle est fixé à 15€ pour les personnes de plus de 16 ans, 10€ pour les mineurs de moins de 16 ans et 5€ pour les moins de 10 ans.

À la cotisation viennent s’ajouter des frais d’équipements dont le montant est de 15€ pour les personnes de plus de 16 ans, 10€ pour les mineurs de moins de 16 ans et 5€ pour les moins de 10 ans. Ces frais d’équipement serviront à l’acquisition d’équipement relatif au peuple auquel le membre choisit de participer.

L’adhésion prend effet le jour de son règlement au trésorier de l’association, jusqu’au 1er juillet de l’année suivante.

La cotisation est renouvelable chaque année à la date du 1er juillet auprès du trésorier de l’association. Un appel à cotisation sera lancé un mois avant sur le forum Internet de l’association.

Les chèques sont à établir à l’ordre de « La Compagnie du Dragon Vert ».

Les membres du Conseil d’Administration, d’un commun accord, se réservent le droit d’accorder des dérogations exceptionnelles au règlement de cette cotisation.

Le montant de la cotisation peut être révisé chaque année lors d’une réunion du Conseil d’Administration.

c. Droits

Toute personne ayant la qualité de membre de l’association pourra participer aux activités proposées par celle-ci, ainsi qu’aux réunions.

Tout membre de plus de 16 ans peut être élu au Conseil d’Administration de l’association dès lors qu’il justifie de deux cotisations annuelles versées au jour de l’assemblée générale au cours de laquelle a lieu l’élection. Toutefois, ne peuvent être désignées membres du Bureau que les personnes majeures justifiant d’un an de présence effective au sein de l’association.

d. Radiation

Le statut de membre se perd suivant les dispositions de l’article 7 des Statuts de l’Association.

e. Sanctions

Dans le cas d’un manquement au présent Règlement Intérieur, aux Statuts ou à la réglementation en vigueur, les membres du Conseil d’Administration sont en droit de prononcer une expulsion temporaire du ou des contrevenants dans l’attente d’une réunion du Conseil d’Administration, qui statuera sur les sanctions à prendre. Elles pourront aller jusqu’à l’exclusion définitive, suivant les modalités de radiation énoncées dans l’article 7 des Statuts de l’Association. Cette exclusion pourra également se matérialiser par un bannissement du forum Internet pendant la même durée.

Durant cette réunion, les contrevenants ne pourront pas être considérés, le cas échéant, comme membres du Conseil d’Administration, mais seront invités à exposer leur version des faits.
Dans le cas d’un membre honoraire, le statut pourra être retiré sur décision du Conseil d’Administration avec approbation par l’Assemblée Générale.

III. Organisation et fonctionnement

a. Assemblée Générale

Tout membre actif de plus de 16 ans peut se faire représenter par un autre membre actif en lui donnant procuration. Pour qu’elle soit valide, le membre représenté devra la notifier au Bureau de l’Association, par courrier ou message électronique à son adresse de contact, avant la date de fin de l’Assemblée Générale en précisant la personne le représentant ainsi que la date de l’Assemblée Générale, et si nécessaire la période de représentation dans le cas d’une Assemblée Générale de longue durée sur le forum. Tout membre actif de plus de 16 ans, présent à l’Assemblée Générale ne peut détenir plus de 2 procurations.

En cas d’Assemblée Générale sur un système de messagerie instantanée, l’organisation se déroule de la même façon qu’une Assemblée Générale dite non-virtuelle. En cas de difficulté à communiquer liée à un trop grand nombre de personnes, le Bureau peut demander la mise en modération du système de discussion ne donnant la parole que sur demande privée au modérateur désigné par celui-ci.

En cas d’Assemblée Générale sur le forum, la convocation sera envoyée suivant les dispositions de l’article 11. Cette convocation indiquera la section du forum qui contiendra les discussions ainsi que la période sur laquelle s’étend la discussion. Tout membre absent sur l’intégralité ou une partie de la période définie est invité à se faire représenter. En cas d’absence partielle, le membre pourra s’exprimer et voter durant sa période de présence et sera ensuite remplacé à partir de la date d’absence notifiée. Au moment de la convocation, une section du forum est ouverte accompagnée d’un sujet d’annonce contenant l’ensemble du messagehttp://dragonvert.fr-bb.com/t3672-ca-medu-2015-modif-ri-liste-des-membres-honoraires?highlight=membres+honoraires figurant dans la convocation, précisant la période de discussion ainsi que les points à l’ordre du jour. La section est ouverte aux discussions à la date d’ouverture de l’Assemblée Générale, puis verrouillée à la date de clôture de l’Assemblée Générale. À la date d’ouverture de l’Assemblée générale, un sujet par question à l’ordre du jour est créé, et tous les membres présents sont invités à y discuter. Seuls les membres du Bureau de l’Association sont habilités à ouvrir un sujet ou un sondage. Aucun sujet ne figurant pas à l’ordre du jour ne pourra être ouvert. Le président, ou une personne désignée par ce dernier avant ou au début de l’Assemblée Générale, est autorisé à clôturer les sujets avant la fin de la période d’Assemblée Générale, lorsque la question abordée a obtenu une réponse satisfaisante. Lorsqu’une décision doit être votée par l’Assemblée Générale, un sondage est ouvert dès que possible (notamment dans le cas d’un vote issu de l’une des discussions de l’Assemblée Générale) jusqu’à la clôture de l’Assemblée Générale. Le Président de l’Association, ou une personne désignée par ce dernier et informée des représentations, prendra soin de centraliser et comptabiliser les votes des personnes représentées, ne pouvant être recueillis par le système automatique de sondage du forum.

b. Membres honoraires

La liste des membres honoraires, nommés suivant les modalités précisées dans l’article 5 des Statuts, est constituée comme suit :

  • Xavier PÉRÈS,
  • Béatrice CICCHETTI,
  • Charlie MANGUE,
  • Paul NAVAS,
  • Nicolas SALVETAT,
  • Victorien PONCELET,
  • Jean-Louis CASTE,
  • Emmanuelle HEYD,
  • Laura MARTIN-GOMEZ,
  • Audrey MORELLE,
  • Julien PASERO-HOLFEIER,
  • Stéphanie SOHAS,
  • Fabien GOURY,
  • Manon D’ARCO,
  • Fabien BOSSUET,
  • Elisa BES,
  • Stéphanie LOUBECHINE.

Sous réserve du versement ininterrompu de la cotisation annuelle, la qualité de membre honoraire est accordée à vie, sauf dans le cas d’une faute grave. Dans ce cas, la sanction est appliquée suivant les modalités de sanctions énoncées dans ce même Règlement Intérieur.
Les membres du bureau originel de l’association, Xavier PERES et Beatrice CICCHETTI, font exception à cette règle.
Le droit de veto accordé aux membres honoraires s’étend à l’ensemble des décisions portant sur l’orientation générale de l’association, notamment son objet, et en aucun cas sur des décisions de gestion courante. Ce veto est collectif, à savoir qu’il doit recueillir l’assentiment de plus de la moitié des membres honoraires désignés ci-dessus, et sera porté devant le Conseil d’Administration par la voix de l’un de leurs représentants.

c. Conseil d’Administration

Pour constituer le Conseil d’Administration, conformément et suivant les modalités de l’article 8 des Statuts, l’Assemblée Générale élit 5 membres parmi les membres honoraires et 4 membres parmi l’Assemblée Générale. Cette répartition peut être modifiée suivant les modalités de modification du présent Règlement Intérieur.

Les candidats à l’élection au Conseil d’Administration doivent envoyer leur candidature individuelle au Bureau de l’Association au plus tard une semaine avant l’Assemblée Générale. La liste des candidats sera publiée sur le forum Internet de l’association ; elle sera maintenue à jour et visible par les membres afin que les personnes représentées puissent transmettre leurs consignes de vote.

L’élection des membres du Conseil d’Administration a lieu à bulletin secret, et le dépouillement des votes est opéré publiquement par les membres du Conseil d’Administration dès la clôture du scrutin. En cas d’Assemblée Générale virtuelle, le vote se déroule par mail durant une période et selon les modalités décidées par le Conseil d’Administration, et les résultats sont immédiatement publiés sur le forum Internet de l’Association. Le scrutin débutera par l’élection des représentants des membres honoraires, et se poursuivra et se clôturera par celle des autres membres.

Dans le cas où la liste des candidats comporterait plus de noms que de sièges à pourvoir, chaque membre devra rayer suffisamment de noms pour ne laisser subsister qu’un nombre de noms égal ou inférieur au nombre de sièges à pourvoir.

Seront déclarés nuls :

  • les bulletins portant des signes de reconnaissance ou des commentaires,
  • les bulletins sur lesquels figurent plus de noms que de sièges à pourvoir.

Sont élus au premier tour ceux qui ont obtenu plus de la moitié des suffrages exprimés. Le deuxième tour a lieu à la majorité relative entre les candidats restants. En cas d’égalité de voix, l’élection est acquise au candidat ayant le plus d’ancienneté dans l’association ; si l’égalité subsiste, la candidat le plus âgé est déclaré élu.

A l’issue de l’élection des membres du Conseil d’Administration, les élus procèdent à la désignation du bureau.
Ils décident dans un premier temps, à main levée, du nombre de postes d’adjoints dont le bureau doit disposer. Puis il est procédé à l’élection successive du président, du trésorier, de secrétaire et des adjoints éventuels ; ce vote a lieu à bulletin secret. Les candidats aux différents postes sont invités à se faire connaître lors de l’élection au poste correspondant. Cette élection se déroule avec un seul tour de scrutin, le candidat obtenant le plus de voix est déclaré élu ; en cas d »égalité de voix, le plus âgé des candidats est déclaré élu.

d. Bureau

La vie de l’association est gérée par les membres du Conseil d’Administration et par les éventuels volontaires responsables de tâches diverses.

Le président est le représentant officiel de l’association. C’est lui qui provoque les réunions (Conseil d’Administration, Assemblées générales ordinaires et extraordinaires) et qui les mène. Il présente les bilans moraux de l’activité associative (notamment pendant les Assemblée Générales annuelles et pour les demandes de subventions).

Le trésorier est chargé de la gestion du compte de l’association. Il reçoit les cotisations et les dépose sur le compte de l’association. Il détient le chéquier de l’association ainsi que les livres de compte. Il n’est en aucun cas le responsable des achats (qui sont décidés collectivement par le Conseil d’Administration), mais peut user de son droit de veto sur les décisions d’achat. Il présente les bilans financiers de l’association (notamment pendant les Assemblées Générales annuelles et pour les demandes de subventions).

Le secrétaire est chargé de la communication interne et externe de l’association : convocation et comptes-rendus de réunions, demandes de subventions, etc.

Les adjoints assistent les titulaires dans leur rôle.

Le bureau est élu pour la même durée que le Conseil d’administration. En cas de démission de l’un des membres, son adjoint est nommé à sa place. Si aucun adjoint n’a été désigné par le Conseil d’Administration, celui-ci se réunit dans un délai de quinze jours afin de procéder au remplacement du membre démissionnaire.

e. Commissions

Tout membre de l’association peut se proposer comme responsable d’une activité particulière, soumise à l’acceptation du Conseil d’Administration. Ces postes ne sont pas officiels et n’entraînent aucune obligation. Ils permettent de mieux gérer l’activité associative et de décharger le Conseil d’Administration de tâches diverses.

f. Forums

Est entretenu un forum Internet de l’Association, servant d’outil de travail et de lien entre tous les membres. Il sert aussi bien pour les discussions courantes ou la concertation entre les membres en vue de l’organisation d’une manifestation, que pour la tenue des réunions ou des discussions à caractère officiel (Assemblées Générales, Conseil d’Administration, Conseil Blanc). Le Conseil d’Administration définit les règles d’administration et de modération du forum, et désigne les personnes en ayant la charge.

g. Rassemblements officiels

Est considéré comme rassemblement officiel sous la responsabilité de l’Association, un rassemblement de membres dont l’un au moins est majeur et dont l’organisation a été approuvée par le Conseil d’Administration.

h. Gestion des ateliers

Des ateliers peuvent être mis en place lors de prestations. Les ressources nécessaires à ces ateliers peuvent être financées par l’association sur décision du CA. L’argent récolté du fait des ateliers reviendra à l’association.

i. Mineurs de moins de 16 ans en camp

Dans le cas où un parent ou le tuteur légal ne peut l’accompagner, tout membre mineur de moins de 16 ans doit fournir une délégation de responsabilité signée par l’un de ces derniers en faveur d’un autre membre majeur présent sur ce campement.

IV. Code de conduite

a. Comportement

La Compagnie est rangée sous le signe du respect mutuel, de la saine émulation collective et de l’enrichissement de chacun par la bonne volonté.

Tout membre s’engage à ne pas porter de préjudice moral à l’association, soit par ses actions en prestation ou manifestation, soit par ses propos.

Les actes, propos ou comportements non conformes à l’éthique de l’association et aux valeurs qu’elle défend, peuvent être sanctionnés par le Conseil d’Administration.

Aucune violence verbale ou physique envers une tierce personne (membre, spectateur, organisateur, etc.) dans le cadre des activités de l’association, ne sera toléré.

L’abus d’alcool et la consommation de produits illicites dans le cadre des activités de l’association sont proscrits.

b. Matériel

Tout membre s’engage à respecter le matériel qui lui est prêté, soit par un autre membre, soit directement par la compagnie.

Tout vol ou dégradation du matériel (de l’association ou de l’un de ses membres) justifie une réunion du conseil qui statuera sur les mesures à prendre.

Tout prêt de matériel appartenant à l’association est soumis à l’approbation du Conseil d’Administration, et un chèque de caution, selon le barème en vigueur, sera exigé.

c. Sécurité

La pratique du combat médiéval est soumise à la présentation d’un certificat médical.

Ne pourront participer aux combats libres que les membres ayant subi un entraînement au sein de la compagnie, et une certification de bonne conduite dans ce domaine.

De la même façon, ne pourront participer aux spectacles publics de feu que les membres ayant subi un entraînement au sein de la compagnie, et une certification de bonne conduite dans ce domaine.

Dans le cas où serait mis en place un atelier public soumis à une réglementation nécessitant un brevet, la personne responsable de l’atelier en question devra être titulaire de ce brevet, et fournir une copie de celui-ci au bureau de l’association.

Le port des armes sera autorisé lors des exhibitions, reconstitution et défilés.

Un respect du lieu, du matériel et des personnes devra être observé tout au long des prestations : défilé, reconstitutions, invitation par d’autres compagnies, entraînements, exhibitions, combats libres…

Les comportements dangereux, irresponsables mettant en danger volontairement ou non la vie d’autrui, sont des fautes graves pouvant être sanctionnées par le Conseil d’Administration.

Les armes utilisées devront être conformes aux normes fixées par le Conseil d’Administration.

d. Équipement et costume

Tout membre s’engage à fournir un effort dans l’acquisition et le développement de sa tenue, en respect des impératifs de la compagnie : respect des sources, bannissement maximal des anachronismes.

Le Conseil Blanc est créé suivant cet objectif.

e. Le Conseil Blanc

Une commission permanente est créée, sous le nom de Conseil Blanc, dans le but de veiller au respect de l’œuvre de J.R.R. Tolkien dans tous les aspects des activités de l’association. À cet effet, neuf membres sont désignés par le Conseil d’Administration, tous compétents dans un de ces deux domaines :

  • Les Sources Tolkien ; les membres sont chargés de vérifier que tout projet mis en œuvre (costumes, équipements, scénarios, saynètes etc…) est conforme aux écrits de J.R.R. Tolkien, ou qu’il s’inscrit bien dans une logique issue de ces écrits ;
  • La Reconstitution historique ; les membres ont pour but de donner des éléments historiques concrets permettant de matérialiser un certain nombre d’éléments décrits dans les textes (costumes, objets), et donc d’orienter les membres vers ce qui peut déjà avoir existé, en termes de description. Ils ont aussi pour but de fournir un contexte ou des éléments de substitution cohérents dans le cas où les textes manqueraient de précisions ou de descriptions ; ce travail s’effectue en collaboration avec les membres compétents en matière de Sources Tolkien.

Le Conseil Blanc a également un rôle d’orientation et ne se borne pas à valider ou non les projets qui lui sont soumis.

Ses membres sont nommés par le Conseil d’Administration, qui lui délègue son pouvoir de décision en ce qui concerne son domaine de compétences. Tout membre soumettant un projet situé dans son domaine de compétence devra donc se conformer à son avis.

La composition et le rôle des membres du Conseil Blanc peuvent être modifiés par une décision du Conseil d’Administration.

f. Droit à l’image et droit d’auteur

Tout membre participant aux événements impliquant l’association autorise celle-ci à faire usage de toute image (photographie ou vidéo) sur laquelle il figure. En retour, la compagnie s’engage à ne pas vendre, louer ou distribuer cette image en dehors de ses supports de promotion (son site web, son forum, ses flyers) contre l’avis du signataire.

Toute photographie mise à disposition de l’association l’est à moins d’instruction contraire au moment de sa remise, stipulée au CA par courrier ou message électronique, sans limite de temps. La photographie demeure la propriété du photographe, l’association ne possède qu’un droit d’utilisation pour son site web, son forum et tout outil de communication qu’elle pourrait utiliser. La photo peut être amenée à être modifiée dans le cadre de son utilisation (recoupe, retouche…). Elle ne peut en aucun cas être mise à disposition d’un tiers, vendue ou louée par l’association. Dans le cas d’une incompatibilité professionnelle ou légale de céder son droit à l’image, le Conseil d’Administration devra être informé et prendra ainsi les dispositions nécessaires.

Toute photographie, illustration, logo, design, concept mis à disposition de l’association l’est sans limite de temps à moins d’instruction contraire au moment de sa remise, stipulée au CA par courrier postal. Celle-ci demeure la propriété de son auteur, l’association ne possède qu’un droit d’utilisation pour son site web, son forum et tout outil de communication ou support matériel qu’elle pourrait utiliser. Cette création peut être amenée à être modifiée dans le cadre de son utilisation (recoupe, redimensionnement, éclairage…). Elle ne peut en aucun cas être mise à disposition d’un tiers, vendue ou louée par l’association sans accord explicite de son auteur.